Case · B2B

Brochure-aanvragen volledig geautomatiseerd verwerkt, van inbox naar CRM in minder dan 5 seconden.

0 minuten

handmatige verwerking per aanvraag

2 tot 3 uur

besparing per week

Klant: De Kaap, organiseert de leukste teambuilding, bedrijfsuitjes en groepsactiviteiten voor een onvergetelijke ervaring.
Sector: B2B
Kanalen: Marketing automation
Tools: n8n

Zo hebben we het aangepakt

De uitdaging

De Kaap ontvangt via haar website doorlopend aanvragen voor brochures van drie producten: de Reisgids, Woud van Licht en Wipeout. Elke aanvraag kwam binnen als een formuliernotificatie in de inbox en werd van daaruit handmatig verwerkt in Smart Event Manager.
Bij een groeiend volume aan aanvragen brengt handmatige verwerking risico’s met zich mee: UTM-parameters en herkomstdata worden niet altijd systematisch meegenomen, waardoor campagneattributie minder betrouwbaar wordt.
Hoe meer aanvragen er binnenkomen, hoe groter de kans dat de opvolging niet altijd even snel en consistent verloopt als gewenst.
Dat werkte, maar De Kaap wilde dit proces efficiënter en foutlozer inrichten, met een oplossing die de verwerking razendsnel, foutloos en volledig automatisch maakt, ongeacht het volume.

Voor De Kaap kozen we voor een volledig geautomatiseerde koppeling tussen Outlook en Smart Event Manager via n8n, zonder dure tussenliggende tools en volledig binnen de bestaande infrastructuur.
Trigger op inkomende e-mail: een Outlook-trigger monitort de inbox op formuliernotificaties van specifieke afzenderadressen, per brochuretype gescheiden.
Data-extractie uit de e-mailtekst: via parsing worden voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, geslacht, adres en UTM-bron automatisch uit de e-mail gelezen.
Consument of zakelijk: op basis van het e-maildomein wordt de aanvraag naar de juiste CRM-routing gestuurd.
Aanmaken in Smart Event Manager: via de SEM-API wordt direct een volledig relatieprofiel aangemaakt, inclusief contactgroep, reservering, interne notitie met UTM-bron en een follow-up taak 3 dagen later.

0 minuten handmatige verwerking per aanvraag, een besparing van 2 tot 3 uur per week.
Elke brochure-aanvraag staat in minder dan 5 seconden in Smart Event Manager.

Het resultaat

0 minuten

handmatige verwerking per aanvraag

2 tot 3 uur

besparing per week

Vertel hoeveel aanvragen je nu met de hand verwerkt. Je hoort binnen één werkdag van een specialist.

Vergelijkbaar

Jouw groeivraag

Wij onderzoeken site, data en markt vooraf en tonen in het eerste gesprek wat we vinden. Ook als het antwoord is dat je ons niet nodig hebt.

Antwoord van een specialist binnen één werkdag. Voorstel binnen 3 werkdagen als je verder wilt.